Pisma sądowe oraz pisma z zakresu administracji i nadzoru kierowane do sądu za pośrednictwem poczty, bądź składane w biurze podawczym sądu ewidencjonowane są w sposób przewidziany zarządzeniem Ministra Sprawiedliwości w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej.

Na piśmie wpływającym do sądu biuro podawcze zamieszcza adnotację zawierającą nazwę sądu, datę wpływu pisma, liczbę załączników i podpis przyjmującego pismo. Na żądanie osoby wnoszącej pismo do sądu, biuro podawcze poświadcza przyjęcie pisma na jego kopii lub w książce doręczeń.

Pisma adresowane imiennie do prezesa sądu doręcza się prezesowi sądu bez otwierania koperty.
Pisma sądowe adresowane do poszczególnych wydziałów przekazywane są przez biuro podawcze kierownikowi sekretariatu, który przedstawia wpływające pismo przewodniczącemu wydziału /innemu sędziemu/. Przewodniczący /inny sędzia/ wydaje zarządzenie co do sposobu załatwienia pisma.

Sposób postępowania z pismami wszczynającymi postępowanie w sprawie regulują przepisy rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości - Regulamin wewnętrznego urzędowania sądów powszechnych.

Bieg pism z zakresu administracji i nadzoru odbywa się w sądzie w oparciu o ustaloną przez prezesa sądu – w uzgodnieniu z archiwum państwowym - instrukcję sądową i oparty jest na jednolitym rzeczowym wykazie akt.

Biuro podawcze przekazuje pisma do właściwej komórki organizacyjnej zgodnie ze wskazanym adresem.
Pisma w sprawach skarg i wniosków przekazywane są prezesowi sądu.
Zarejestrowanie sprawy z zakresu administracji i nadzoru polega na wpisaniu jej do „spisu spraw” – zgodnie z odpowiednim hasłem kwalifikacyjnym ustalonym w jednolitym rzeczowym wykazie akt.

W celu przejrzystej ewidencji pism i dokumentacji sądowej prowadzi się następujące urządzenia ewidencyjne :

• repertoria,
• wykazy,
• kartoteki /zbiory kart/
• zbiory wokand,
• księgi pomocnicze.

Urządzenia ewidencyjne służą do rejestrowania czynności sadu, kontrolowania biegu spraw, sporządzania sprawozdań statystycznych oraz stanowią podstawę oznaczenia, układu i przechowywania akt.

Wpisów w urządzeniach ewidencyjnych dokonuje się niezwłocznie po zaistnieniu podstawy do ich zamieszczenia. Repertoria, wykazy i księgi pomocnicze prowadzi się systemem roczników z numeracją od początku roku. Sprawy nie podlegające wpisaniu do repertorium rejestruje się w wykazach.

Zarejestrowanie sprawy następuje poprzez wpisanie do repertorium i skorowidza alfabetycznego-numerowego pisma wszczynającego postępowanie.

Kierownik sekretariatu prowadzi zbiór wokand w teczkach oddzielnych dla każdego roku kalendarzowego. Ułożone w porządku chronologicznym wokandy przechowywane są przez okres 2 lat.

W postępowaniu wykonawczym określone czynności sądu ewidencjonowane są na kartach zakładanych dla poszczególnych osób, wobec których – zgodnie z treścią orzeczenia – czynności te podlegają wykonaniu. Zbiór założonych kart stanowi kartotekę

Do ksiąg pomocniczych zalicza się prowadzone przez sekretariaty sądowe kontrolki :

• wysłanych akt
• terminowego sporządzania uzasadnień, orzeczeń i załatwiania środków odwoławczych,
• księgę przechowywanych przedmiotów, do której wpisuje się przedmioty oddane na przechowanie, a których nie można dołączyć do akt sprawy.

Ewidencja spraw z zakresu administracji i nadzoru prowadzona jest w systemie bezdziennikowym – rejestrowym opartym na rzeczowym wykazie akt. Sprawy rejestruje się w „spisie spraw”. Każdemu „spisowi spraw” odpowiada odrębna „teczka aktowa”, w której przechowuje się akta spraw ostatecznie załatwionych. Teczki aktowe przechowuje się we właściwych komórkach organizacyjnych przez okres dwóch lat, a następnie przekazuje się do archiwum zakładowego

Zasady rejestracji pism i dokumentacji w sprawach informacji niejawnych regulują odrębne przepisy.

ZAPEWNIENIE DOSTĘPNOŚCI OSOBOM ZE SZCZEGÓLNYMI POTRZEBAMI
KOORDYNATOR DO SPRAW DOSTĘPNOŚCI
Informujemy, że na podstawie ustawy z 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (Dz. U. z 2020 r. poz. 1062) Sąd Rejonowy w Bielsku Podlaskim reprezentowany przez Dyrektora Sądu Rejonowego w Bielsku Podlaskim podpisał z Sądem Apelacyjnym w Białymstoku reprezentowanym przez Dyrektora Sądu Apelacyjnego w Białymstoku Porozumienie nr 3/2021 z dnia 21.01.2021 r. w sprawie wyznaczenia wspólnego koordynatora do spraw dostępności, którego funkcję w Sądzie Rejonowym w Bielsku Podlaskim będzie pełnić Pani Katarzyna Kieżel, specjalista ds. zamówień publicznych w Sądzie Apelacyjnym w Białymstoku.

Jednocześnie Dyrektor Sądu Rejonowego w Bielsku Podlaskim wyznaczył Pana Dariusza Kozłowskiego jako osobę odpowiedzialną w Sądzie Rejonowym w Bielsku Podlaskim za kontakt z Koordynatorem dostępności.

tel. 85 7312102
e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

Koordynator do spraw dostępności
Katarzyna Kieżel
Sąd Apelacyjny w Białymstoku
ul. Mickiewicz 5, 15-213 Białystok  
tel. 85 7430315 lub 515 369 492
e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. lub Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.